Die Sekretariate der Professoren und Geschäftsführung sind die zentralen Anlaufstellen für Besucher, Kunden, Studierende und Forschungspartner des IPEK. Neben dem klassischen Office-Management (Terminkoordination, Veranstaltungs- und Reiseplanung) ist vor allem die professionelle Kommunikation die Kernaufgabe des Teams.

Das Team um Heike Kremer und Ruth Stephan mit Isha Sabir, Hildegard Sedlmeier und den kaufm. Auszubildenden Natalia Geller, Berfin Isik und Mila Kolenda garantiert die Abwicklung finanzieller Prozesse des IPEK, Projektcontrolling und Personalverwaltung. 
Es ist die Schnittstelle zwischen dem Institut und den zentralen Dienstleistungseinheiten des KIT. Die Administration ist für Ein- und Verkaufsvorgänge, Personalangelegenheiten und die Ermittlung von Kennzahlen sowie das Berichtswesen zuständig.

Die Technischen Dienste, unter der Leitung von Monika Jans, sind ein interner Dienstleister des Institutes und Hauptlieferant technischer Lösungen. Mit ihrem Know-how in Machbarkeit, Fertigung und Montage stehen sie den Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern beratend zur Seite und unterstützen bei Projekten in Forschung und Lehre.
Mit einer modernen, qualitativ hochwertig ausgestatteten Institutswerkstatt können präzise Montagearbeiten an hochdynamischen, antriebstechnischen Prüfständen durchgeführt werden.
Eine weitere Fachkompetenz des Teams liegt in der Umsetzung von elektrotechnischen und messtechnischen Aufgaben. Unsere Sachverständigen decken ein weites Spektrum der an das Institut gestellten Anforderungen ab und bedienen sich hierbei unter anderem einer Vielzahl hochwertiger Messgeräte für verschiedenste Messaufgaben. 

Das Team der IT plant, installiert, konfiguriert und pflegt die informationstechnische Infrastruktur des IPEK. Es stellt den Betrieb der Server und Systeme sicher und gewährleistet Datenschutz und -sicherheit. Sie stellen die für den Institutsbetrieb notwendigen Softwarepakete und Anwendungen zur Verfügung.