Die Sekretariate der Professoren und Geschäftsführung sind die zentralen Anlaufstellen für Besucher, Kunden, Studierende und Forschungspartner des IPEK. Neben dem klassischen Office-Management (Terminkoordination, Veranstaltungs- und Reiseplanung) ist vor allem die professionelle Kommunikation die Kernaufgabe des Teams.

Das Team um Ruth Stephan mit Heike Kremer, Hildegard Sedlmeier und den beiden Auszubildenden Isha Sabir und Berfin Bilen garantiert die Abwicklung aller finanziellen Prozesse des IPEK sowie das Projektcontrolling und die Personalverwaltung. 
Es ist die Schnittstelle zwischen dem Institut und den zentralen Abteilungen des KIT. Als interne Dienstleistungseinheit verantwortet das Team Ein- und Verkaufsvorgänge, Vertrags- und Personalangelegenheiten und ist für die Ermittlung von Kennzahlen und für das Berichtswesen zuständig.

Die Technischen Dienste, unter der Leitung von Frau Monika Jans, sind ein interner Dienstleister des Institutes und Hauptlieferant technischer Lösungen. Mit ihrem Know-how in Machbarkeit, Fertigung und Montage stehen sie den Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern beratend zur Seite und unterstützen bei Projekten in Forschung und Lehre.
Mit einer modernen, qualitativ hochwertig ausgestatteten Institutswerkstatt können präzise Montagearbeiten an hochdynamischen, antriebstechnischen Prüfständen durchgeführt werden.
Eine weitere Fachkompetenz des Teams liegt in der Umsetzung von elektrotechnischen und messtechnischen Aufgaben. Unsere Sachverständigen decken ein weites Spektrum der an das Institut gestellten Anforderungen ab und bedienen sich hierbei unter anderem einer Vielzahl hochwertiger Messgeräte für verschiedenste Messaufgaben. 

Das Team der IT plant, installiert, konfiguriert und pflegt die informationstechnische Infrastruktur des IPEK. Es stellt den Betrieb der Server und Systeme sicher und gewährleistet Datenschutz und -sicherheit. Sie stellen die für den Institutsbetrieb notwendigen Softwarepakete und Anwendungen zur Verfügung.